Ein derartiges Protokoll schafft Klarheit, ob und welche Pflicht für den Mieter bei Rückgabe der Mietsache zur Renovierung oder Reparatur besteht. Das Protokoll dokumentiert den Zustand der Wohnung bei der Übergabe. So entstehen später keine Beweisschwierigkeiten, da der Zustand der Wohnung im Übergabeprotokoll genau festgehalten wird. Als Vertragspartei eines Mietvertrages, egal ob Sie Mieter oder Vermieter sind, sollten Sie immer auf die Erstellung eines entsprechenden Abnahme- beziehungsweise Übergabeprotokolls bestehen.
Wichtig ist jedoch, dass grundsätzlich keine Verpflichtung des Vermieters oder des Mieters besteht, ein entsprechendes Protokoll aufzustellen und zu unterschreiben. Haben die Vertragsparteien bei der Übergabe der Wohnung, sei es zu Mietbeginn oder zum Mietende, ein Übergabeprotokoll erstellt, wird bei späteren Streitigkeiten über behauptete Mängel in der Wohnung davon ausgegangen, dass alle Mängel vollständig und richtig in dem Protokoll aufgeführt worden sind. Im Umkehrschluss bedeutet dies: Sind bei Mietbeginn in dem Übergabeprotokoll keine Mängel der Mietsache aufgeführt, trägt der Mieter bei Auszug aus der Wohnung die Beweispflicht, dass die Mängel bereits beim Einzug in die Wohnung vorhanden waren. Diesen Beweis wird der Mieter nur selten führen können.
Für das Gericht spricht ein ausgefülltes und unterzeichnetes Übergabeprotokolls dafür, dass ein entsprechender Mangel tatsächlich nicht vorhanden war.
Umgekehrt ist der Mieter auf der sicheren Seite, wenn bei Beendigung des Mietverhältnisses ein Abnahmeprotokoll gefertigt wurde und der Vermieter im Protokoll bestätigt hat, dass die Wohnung im ordnungsgemäßen Zustand zurückgegeben wurde. Hat der Vermieter das im Übergabeprotokoll bestätigt, kann er gegen den Mieter weder Erfüllungs- noch Schadensersatzansprüche durchsetzen, wenn tatsächlich später einmal Mängel in der Wohnung nach Auszug gefunden werden. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn der Mieter arglistig einen Mangel verschwiegen hat, den er herbeigeführt hat.
Oft werden in Abnahmeprotokollen sogenannte Formularklauseln verwendet. Diese sehen vor, dass der Mieter bei seinem Auszug die gesamten Renovierungsaufwendungen übernehmen soll, unabhängig davon, ob der Mieter nach dem Mietvertrag oder den gesetzlichen Bestimmungen überhaupt verpflichtet war, eine Renovierung durchzuführen. Solche Regelungen stellen eine unangemessene Benachteiligung des Mieters dar und sind aus diesem Grunde unwirksam.
Unwirksam ist gleichfalls eine Formularklausel, die den Passus enthält: „Der Mieter hat die Wohnung in dem im Übergabeprotokoll festgestellten Zustand übernommen. Wird ein Protokoll bei der Übergabe nicht angefertigt, gilt die Wohnung als mangelfrei übernommen.“ Eine derartige Klausel wurde ebenfalls als unwirksam bewertet.
Verpflichtet sich der Mieter in einem Übergabeprotokoll, bestimmte Renovierungen bis zum Mietende auszuführen, so ist er daran gebunden.
Das gilt unabhängig von der Wirksamkeit der mietvertraglichen Regelung. Der Mieter sollte daher vor einer voreiligen Unterzeichnung des Übergabeprotokolls genau überprüfen, ob er sich tatsächlich zu diesen Arbeiten verbindlich verpflichten möchte.
Oft kommt es auch dazu, dass sich eine Vertragspartei weigert, ein Abnahme- oder Übernahmeprotokoll zu fertigen.
Wichtig ist dann für die Vertragspartei, die gerne ein entsprechendes Protokoll fertigen würde, dass der Zustand der Wohnung dokumentiert wird. Die sicherste Lösung wäre hier, einen Sachverständigen zu beauftragen. Dies würde jedoch mit erheblichen Kosten einhergehen. Es sollten jedoch mindestens Lichtbilder über den Zustand der Wohnung gefertigt werden. Des Weiteren sollten sich unabhängige Zeugen ebenfalls vom Zustand der Wohnung ein Bild machen. Die Zeugen sollten den Zustand der Wohnung dokumentieren (können).