Da kein festes Berufsbild mit konkreten Aufgaben und Pflichten existiert, kann nur auf allgemeine Regelungen zurückgegriffen werden. Anders als im Wohnungseigentum bedarf es aber keiner organisatorischen Beschlussfassung. Vielmehr kann der Vertrag unmittelbar zwischen den Vertragsparteien abgeschlossen werden.
Bei der Laufzeit ist mangels einer Spezialvorschrift auf die allgemeine Regelung des § 309 Nummer 9 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) zurück zu greifen, wonach ein Vertrag unwirksam ist, wenn er
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länger als zwei Jahre läuft;
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eine Verlängerung um mehr als ein Jahr vorgesehen ist;
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die Kündigungsfrist länger als drei Monate gilt.
Auch die Aufgaben des Mietverwalters müssen mangels gesetzlicher Regelung im Vertrag festgelegt werden. Grundsätzlich muss der Vertrag vorgeben:
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Welche Aufgaben werden übernommen?
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Welche Aufgaben werden nicht übernommen?
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Differenzierung Grund- und Zusatzleistung.
Beispielhaft und nicht abschließend können folgende Aufgaben genannt werden:
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Abschluss von Mietverträgen;
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Einzug von Mieten, Zahlungsverkehr;
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Erstellung von Betriebskostenabrechnungen;
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Bearbeitung von Mängelrügen des Mieters;
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Kündigungen erklären (Zahlungsverzug);
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Mieterhöhungen (Mietspiegel, Modernisierung);
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Organisieren und Überwachen der Verkehrssicherung;
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Teilnahme an WEG-Versammlungen.
Anders als bei der WEG-Verwaltung müssen die Vertragsparteien selber festlegen, welche Aufgaben als Grundpflichten und welche als Sonderleistung anzusehen sind. Beispielhaft könnte der Abschluss von Mietverträgen als eine Grundleistung benannt werden, während die Teilnahme an einer WEG-Versammlung eine Sonderleistung wäre.
Bezüglich der Vergütung wird wie beim WEG-Verwaltervertrag zwischen Grund- und Sonderleistungen unterschieden.
Eine monatliche Zahlung der Vergütung muss vereinbart werden, da sie sonst erst nach Erstellung der Betriebskostenabrechnung fällig wird (§ 614 Absatz 1 BGB). Auslagen und Umsatzsteuer werden auch hier nur erstattet, wenn dies vereinbart wurde. Auch hier ist immer der vom Vertragspartner als Endverbraucher zu zahlende Endpreis anzugeben (§ 1 Absatz 1 Preisangabenverordnung).
Unzulässig ist sicher die Vereinbarung einer Prozesstandschaft. Vor der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) wurde sie in der WEG-Verwaltung für die Durchsetzung von Hausgeldrückständen genutzt, da dies als praktikabler Weg angesehen wurde, um Forderungen zu titulieren. Seitdem die Gemeinschaft teilrechtsfähig und damit partei- und prozessfähig ist, ist dies auch im Wohnungseigentum nicht mehr nötig. In der Mietverwaltung war dieser Umweg jedoch niemals erforderlich, da ein Eigentümer immer partei- und prozessfähig war.
Außergerichtlich hängt der Forderungseinzug unmittelbar mit der Tätigkeit des Verwalters zusammen und gehört zu seinen Aufgaben(§ 5 Absatz 2 Nummer 2 Rechtsdienstleistungsgesetz). Für das gerichtliche Inkasso ist der Verwalter aber auch durch eine Vereinbarung nicht mehr gedeckt, da zum gerichtlichen Inkasso nur die rechtsberatenden Berufe und zugelassene Inkassonunternehmen befugt sind. Vor Gericht wäre der Verwalter zudem nicht vertretungsbefugt, sodass Forderungen - auch wegen der speziellen Anforderungen und der aktuellen Rechtsprechung - zusammen mit einem Fachanwalt durchgesetzt werden müssen.
Soweit der einzelne Eigentümer als Verbraucher anzusehen ist, gilt der Verwaltervertrag als vom Verwender gestellt.
Das heißt er unterliegt bei nur einmaliger Verwendung den strengen Regelungen der §§ 308, 309 BGB. Selbst bei gewerblicher Verwaltung sind Bestimmungen für Formularverträge zu beachten. Verstoßen die Klauseln des Vertrages gegen diese gesetzlichen Vorgaben, kann der Vertrag ganz oder teilweise unwirksam sein.
Vor diesem Hintergrund ist den Vertragspartnern zu empfehlen
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geprüfte Vertragsformulare zu übernehmen;
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sich bei Vertragsabschluss auf wesentliche Fragen zu beschränken;
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an dem Vertragsformular keine gravierenden Änderungen vorzunehmen.
Geprüfte Vertragsformulare gibt es unter anderem beim Verband der nordrhein-westfälischen Immobilienverwalter (VNWI) www.vnwi.de
Ob der Vertrag wirksam vereinbart wurde oder nicht, kann oft erst im Zusammenhang beurteilt werden. Deshalb sollte im beiderseitigen Interesse auf unnötige Risiken verzichtet werden, damit sich Auseinandersetzungen um die Wirksamkeit von Verwalterverträgen erübrigen.